Por auto-estima entende-se a estima que cada pessoa tem por si mesma. Isto é, a auto-estima é a opinião e o juízo que temos de nós próprios.
Suponhamos que nos perguntam: “quem és tu?”. A resposta pode ser dada sob o ponto de vista profissional ou pessoal. O caminho que conduz à auto-estima assenta numa base com quatro "patas": aptidão, atitude, apreço e liberdade.
Aptidão. Dispor dos conhecimentos e habilidades necessários para realizar as tarefas profissionais. “Ser capaz de”, “ter idoneidade para” facilita a confiança no próprio para trabalhar com eficácia e eficiência.
Atitude. Os comportamentos deverão estar ajustados a um código ético e moral. Na empresa, os problemas convertem-se em chatices ou em oportunidades para a melhoria. Tudo depende da atitude pessimista ou optimista de quem enfrenta o problema.
Apreço. Respeito e consideração por si próprio, baseado num comportamento ético e moral. Temos respeito por nós próprios quando vivemos em coerência e sintonia com nós próprios.
Liberdade. A liberdade exerce-se quando podendo agir incoerentemente, se opta por um comportamento em sintonia com os valores que beneficiam o indivíduo e a sociedade.
Dispor de uma boa auto-estima permite ter uma boa saúde mental e é a base para o êxito e o desenvolvimento profissional.
“Las normas de cortesia manifiestan com naturalidade y sin afectación valores profundos como la comprensión, la mutua tolerancia e incluso esa pizca de paciencia y sentido del humor, sin los cuales casi nada funciona como es debido en nuestra vida de cada dia”.
Fonte: Extraído del prólogo escrito por S. M. La Reina de España a El libro del saber estar. La urbanidad y los usos sociales, de Camilo López. Ediciones Novel. S.A.
quarta-feira, 17 de dezembro de 2008
segunda-feira, 17 de novembro de 2008
Funções do serviço de secretariado
Quem exerce as funções de secretariado deve estar o mais preparado(a) possível para enfrentar qualquer eventualidade, ainda que no dia a dia desenvolvam funções que não fariam noutras empresas por diferentes razões (tamanho da empresa, forma de trabalhar, forma de trabalhar do chefe, sector em que opera a empresa, etc.).
Que se espera do chefe em relação à secretária?
- que seja agradável e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreensão pela secretária;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretária; que demonstre interesse pelo trabalho que faz; o trabalho da secretária tem a importância de ser a chave que permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que dê tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe é pedido alguma aclaração sobre o trabalho;
- que transmita confiança e deixe tomar decisões sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remuneração seja proporcional ao esforço, responsabilidade, dedicação e importância do trabalho.
Em resumo, a secretária espera do seu chefe respeito, confiança e que o demonstre nas atitudes.
Funções do Departamento de Secretariado
As funções do departamento de secretariado são:
- Recepção e atendimento, em primeira linha, das visitas, sejam clientes ou não que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educação e ter em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefónicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realização de eventos, reuniões, actos sociais, etc., pelos chefes;
- Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens quer internas quer externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contratos, etc.)
…
Funções do secretariado pessoal de direcção
O secretariado pessoal de direcção supõe a realização de tarefas distintas mas complementares executadas por duas pessoas em sintonia: o chefe e a secretária.
As funções de secretariado visam facilitar o trabalho da direcção: pode-se destacar entre outras:
- Gerir a agenda do chefe;
- Gerir a entrada e saída de correspondência (registada, arquivo, etc.);
- Gestão informática: elaborar documentos pertinentes para a adirecção (cartas comerciais, acordos, contratos, actas, informações, etc.);
- Criação e gestão de bases de dados;
- Gestão telefónica: seleccionar a transferência de chamadas para o director, facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organização de:
- Eventos, reuniões de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de actas das reuniões;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;
- Recepção das visitas programadas ou imprevistas;
- Realização de tarefas executivas, por delegação, na ausência do chefe.
Que se espera do chefe em relação à secretária?
- que seja agradável e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreensão pela secretária;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretária; que demonstre interesse pelo trabalho que faz; o trabalho da secretária tem a importância de ser a chave que permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que dê tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe é pedido alguma aclaração sobre o trabalho;
- que transmita confiança e deixe tomar decisões sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remuneração seja proporcional ao esforço, responsabilidade, dedicação e importância do trabalho.
Em resumo, a secretária espera do seu chefe respeito, confiança e que o demonstre nas atitudes.
Funções do Departamento de Secretariado
As funções do departamento de secretariado são:
- Recepção e atendimento, em primeira linha, das visitas, sejam clientes ou não que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educação e ter em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefónicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realização de eventos, reuniões, actos sociais, etc., pelos chefes;
- Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens quer internas quer externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contratos, etc.)
…
Funções do secretariado pessoal de direcção
O secretariado pessoal de direcção supõe a realização de tarefas distintas mas complementares executadas por duas pessoas em sintonia: o chefe e a secretária.
As funções de secretariado visam facilitar o trabalho da direcção: pode-se destacar entre outras:
- Gerir a agenda do chefe;
- Gerir a entrada e saída de correspondência (registada, arquivo, etc.);
- Gestão informática: elaborar documentos pertinentes para a adirecção (cartas comerciais, acordos, contratos, actas, informações, etc.);
- Criação e gestão de bases de dados;
- Gestão telefónica: seleccionar a transferência de chamadas para o director, facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organização de:
- Eventos, reuniões de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de actas das reuniões;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;
- Recepção das visitas programadas ou imprevistas;
- Realização de tarefas executivas, por delegação, na ausência do chefe.
quarta-feira, 29 de outubro de 2008
Trabalho a pares
Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacará: princípios gerais de acento ético e, deveres e obrigações específicos da profissão.http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm
No mesmo documento desenvolva as seguintes questões:
1. Sobre que princípios fazem finca-pé os princípios gerais do Código Deontológico?
2. Que entende por Código Deontológico?
3. Que se entende por segredo profissional e que aspectos compreende no âmbito do Secretariado?
Nota: o referido documento a ser desenvolvido em grupo de 2, deverá ser publicado no blogue de cada elemento.
No mesmo documento desenvolva as seguintes questões:
1. Sobre que princípios fazem finca-pé os princípios gerais do Código Deontológico?
2. Que entende por Código Deontológico?
3. Que se entende por segredo profissional e que aspectos compreende no âmbito do Secretariado?
Nota: o referido documento a ser desenvolvido em grupo de 2, deverá ser publicado no blogue de cada elemento.
terça-feira, 13 de maio de 2008
Cartão Europeu de Seguro de Doença
O Cartão Europeu de Seguro de Doença (CESD), é um cartão indivudal que lhe permite aceder a cuidados de saúde sempre que viajar pela Europa. Com o referido cartão tem acesso a cuidados médicos nas mesmas condições dos residentes do país onde se encontra.
Pode ser solicitado na instituição de previdência onde se encontra inscrito ou na Loja do Cidadão.
Pode utilizá-lo:
- Em qualquer país da União Europeia.
- Islândia, Liechtenstein, Noruega e Suiça
domingo, 11 de maio de 2008
Passaporte
A primeira coisa a fazer é verificar se o(s) país(ses) a visitar exigem passaporte, visto ou certificado de vacinas.
Se tal for exigido, verifique:
- no caso de passaporte, se o viajante o possue e se se encontra válido. De contrário, há que solicitar a sua emissão ou renovação. Pode obter informações em: http://www.portaldocidadao.pt/PORTAL/pt/cidadao/eu+e/documentos/SER_informacoes+gerais+sobre+o+pedido+de+passaporte.htm
- no caso de vistos, se estes devem ser solicitados ao consulado, ou se poderão ser obtidos no aeroporto;
- no caso de vacinas, muitos países exigem um certificado de vacinação, precavendo contra a possibilidade de serem contrídas doenças ou a possibilidade de o visitante ser seu transmissor. Ao profissional de Secretariado compete a obtenção de todas as informações necessárias nas Agências de Viagens, Companhias de Aviação, Embaixadas,...
Existe um Certificado Internacional de Vacinas chamado "cartão amarelo". Para mais informações consulte: http://www.apavtnet.pt/editor.php?id=27&menu=2
sábado, 10 de maio de 2008
Documentação
A documentação que deverá verificar incide basicamente sobre os seguintes aspectos:
- passaporte;
- vistos;
- certificados de vacinas;
- carta verde, autorização automóvel e seguros;
- documentação necessária à negociação ou jornada profissional.
Viajar no espaço Schengen
O espaço Schengen é uma zona sem passaportes. Significa ausência de controlo nas fronteiras para pessoas que viajam entre esses e outros países do referido espaço.
Para mais informações consulte: http://ec.europa.eu/youreurope/nav/pt/citizens/travelling/schengen-area/index.html
- passaporte;
- vistos;
- certificados de vacinas;
- carta verde, autorização automóvel e seguros;
- documentação necessária à negociação ou jornada profissional.
Viajar no espaço Schengen
O espaço Schengen é uma zona sem passaportes. Significa ausência de controlo nas fronteiras para pessoas que viajam entre esses e outros países do referido espaço.
Para mais informações consulte: http://ec.europa.eu/youreurope/nav/pt/citizens/travelling/schengen-area/index.html
Preparação da viagem
Para preparar uma viagem a efectuar pelo seu dirigente, precisa de saber:
a) Onde, quando e como tenciona ele ir.
b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar consigo.
a) Onde, quando e como tenciona ele ir.
b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar consigo.
Preparação da viagem
A secretária deverá reunir com o director, para efectuar um esboço da viagem, tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc.
A secretária deverá reunir com o director, para efectuar um esboço da viagem, tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc.
O esboço da viagem deverá ter em conta:
Objectivo/s da viagem;
Destino;
Itinerário (ida e volta);
Meio de transporte;
Data de partida;
Actividades que em princípio se deseja realizar:
Agenda mínima de reuniões;
Expediente de trabalho: informações, contratos, etc.
Logística necessária:
telemóvel (com cobertura internacional) computador portátil, programas e ficheiros;
cartões Visa, cheques, etc.;
documentação necessária: passaporte, bilhete de identidade, carta de condução, carta verde, certificado de vacinação, etc.;
data de regresso;
alternativas de ócio cultural e desportivo.
Objectivo/s da viagem;
Destino;
Itinerário (ida e volta);
Meio de transporte;
Data de partida;
Actividades que em princípio se deseja realizar:
Agenda mínima de reuniões;
Expediente de trabalho: informações, contratos, etc.
Logística necessária:
telemóvel (com cobertura internacional) computador portátil, programas e ficheiros;
cartões Visa, cheques, etc.;
documentação necessária: passaporte, bilhete de identidade, carta de condução, carta verde, certificado de vacinação, etc.;
data de regresso;
alternativas de ócio cultural e desportivo.
É com base nesta informação que a secretária começará a preparar o dossier de viagem.
Viagens ao estrangeiro
Caso o seu dirigente tenha necessidade de se deslocar ao estrangeiro, verifique se tem o passaporte em dia, e nos casos em que for necessário, os vistos e boletins de saúde exigidos.
Contacte a embaixada ou serviços consulares desse país, por telefone, fax e informe-se do que é exigido e como obter a respectiva documentação.
Se o seu dirigente pretender viajar de automóvel, contacte o ACP ou outra entidade onde possa informar-se de qual a documentação e os seguros exigidos no(s) país(es) a visitar.
Planificação de uma viagem
Planificar uma viagem de negócios é uma tarefa corrente para um profissional de Secretariado. Só uma boa planificação permite colmatar as lacunas e as perdas irreparáveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados possíveis.
"O programa de acção é, simultaneamente, o resultado visado, a linha de conduta a seguir, as etapas a percorrer e os meios a empregar".
Henry Fayol
O trabalho do profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que viabilizem a realização da viagem.
As viagens têm múltiplas finalidades:
- visitar clientes em acções de Marketing;
- negociar "in loco" com fornecedores;
- fazer prospecção de mercados;
- participar feiras, congressos ou exposições;
- ...
Planifcação de viagens
Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma viagem a nível nacional ou internacional é uma tarefa que incumbe aos serviços do secretariado. Daí que o secretariado preste uma especial atenção para que a organização e planificação da viagem de que foi incumbido seja um êxito.
Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dúvidas relacionadas com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros tramites.
Assim, é recomendável o secretariado informar-se adequadamente de todos os detalhes da viagem que vai organizar.
Assim o secretariado deverá ter em conta, nomeadamente:
— A calendarização;
— Todos os contactos que terá de fazer: telefónicos, fax, e-mail e correspondência normal;
— Determinar o Itinerário;
— Providenciar toda a documentação e procedimentos burocráticos: passaporte, vistos, seguros, procurações, credenciais, etc.
Normalmente as viagens são programadas com antecedência, mas, por vezes, são improvisadas por motivos imperiosos.
É da responsabilidade da secretária preparar a viagem, que compreende:
— viagem propriamente dita (ida e regresso);
— estadia no lugar de destino;
— programação da viagem;
— recolha e arquivo das conclusões da viagem, após o regresso.
Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma viagem a nível nacional ou internacional é uma tarefa que incumbe aos serviços do secretariado. Daí que o secretariado preste uma especial atenção para que a organização e planificação da viagem de que foi incumbido seja um êxito.
Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dúvidas relacionadas com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros tramites.
Assim, é recomendável o secretariado informar-se adequadamente de todos os detalhes da viagem que vai organizar.
Assim o secretariado deverá ter em conta, nomeadamente:
— A calendarização;
— Todos os contactos que terá de fazer: telefónicos, fax, e-mail e correspondência normal;
— Determinar o Itinerário;
— Providenciar toda a documentação e procedimentos burocráticos: passaporte, vistos, seguros, procurações, credenciais, etc.
Normalmente as viagens são programadas com antecedência, mas, por vezes, são improvisadas por motivos imperiosos.
É da responsabilidade da secretária preparar a viagem, que compreende:
— viagem propriamente dita (ida e regresso);
— estadia no lugar de destino;
— programação da viagem;
— recolha e arquivo das conclusões da viagem, após o regresso.
domingo, 4 de maio de 2008
Código deontológico da(o) secretária(o)
Do ponto de vista etimológico, deontologia compõe-se das palavras gregas déonthos (dever) e logos (tratado). A deontologia trata dos deveres. O código deontológico é uma recompilação de normas básicas (geralmente de carácter moral e ético) que orientam os comportamentos e atitudes das pessoas. Características a destacar:
- O código deontológico assume-se livre e voluntariamente;
- A transgressão das normas é sancionda com a desonra, a perda de confiança, a exlusão do grupo;
- O código deontológico não pode ser uma mera declaração de intenções; é um compromisso que os trabalhadores (dirigentes e subordinados) subscrevem no seu dia a dia em todos os actos de vida com a honra, a lealdade, a honestidade, a dignidade, a moral, os bons costumes, em suma, a integridade.
Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacará: princípios gerais de acento ético e, deveres e obrigações específicos da profissão.
http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm
- O código deontológico assume-se livre e voluntariamente;
- A transgressão das normas é sancionda com a desonra, a perda de confiança, a exlusão do grupo;
- O código deontológico não pode ser uma mera declaração de intenções; é um compromisso que os trabalhadores (dirigentes e subordinados) subscrevem no seu dia a dia em todos os actos de vida com a honra, a lealdade, a honestidade, a dignidade, a moral, os bons costumes, em suma, a integridade.
Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacará: princípios gerais de acento ético e, deveres e obrigações específicos da profissão.
http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm
Princípios éticos empresariais
Os princípios éticos são normas e valores básicos que guiam as diferentes condutas e acções da vida humana que acontecem num dado espaço geográfico, num determinado tempo e numa dada cultura social. Caracterizam-se por:
- Orientar a conduta humana por limites aceitáveis socialmente;
- Responder ao objectivo social (solucionar problemas ou evitar conflitos sociais) de proporcionar o bem comum;
- Constituir valores e normas de aceitação geral que passaram pelo crivo da sociedade concreta;
- Não serem normas arbitrárias. Foram criadas por uma razão concreta e passaram pelo crisol da experiência acumulada da sociedade concreta;
- Transmitir-se de geração em geração como síntese de costumes que permitem subsistir numa sociedade a longo prazo;
- Ser difíceis de alterar, embora não sejam imutáveis. As sociedades progridem quando se questionam sobre a razão e o porquê de determinadas normas.
No âmbito empresarial, os principios éticos regulam as relações internas e as relações externas. Seja nas relações internas seja nas relações com o exterior, deverão ser observados os seguintes princípios:
- Princípio da legalidade. Respeitar a lei é o primeiro de todos os princípios das sociedades modernas, garante da convivência no âmbito social e económico.
As empresas estabelecem contratos com clientes, com fornecedores, relacionam-se com instituições (Finanças, Segurança Social, Câmaras, etc.) no contexto e com regras de jogo definidas no âmbito do direito positivo.
- Princípio de responsabilidade. Tal é consequência da realização de actos livres. No âmbito empresarial deverão estar clarificadas as seguintes considerações:
- Orientar a conduta humana por limites aceitáveis socialmente;
- Responder ao objectivo social (solucionar problemas ou evitar conflitos sociais) de proporcionar o bem comum;
- Constituir valores e normas de aceitação geral que passaram pelo crivo da sociedade concreta;
- Não serem normas arbitrárias. Foram criadas por uma razão concreta e passaram pelo crisol da experiência acumulada da sociedade concreta;
- Transmitir-se de geração em geração como síntese de costumes que permitem subsistir numa sociedade a longo prazo;
- Ser difíceis de alterar, embora não sejam imutáveis. As sociedades progridem quando se questionam sobre a razão e o porquê de determinadas normas.
No âmbito empresarial, os principios éticos regulam as relações internas e as relações externas. Seja nas relações internas seja nas relações com o exterior, deverão ser observados os seguintes princípios:
- Princípio da legalidade. Respeitar a lei é o primeiro de todos os princípios das sociedades modernas, garante da convivência no âmbito social e económico.
As empresas estabelecem contratos com clientes, com fornecedores, relacionam-se com instituições (Finanças, Segurança Social, Câmaras, etc.) no contexto e com regras de jogo definidas no âmbito do direito positivo.
- Princípio de responsabilidade. Tal é consequência da realização de actos livres. No âmbito empresarial deverão estar clarificadas as seguintes considerações:
- Quem exige responsabilidades. Normalmente é o dirigente, o que implica a existência de uma hierarquia e a capacidade de imputar culpabilidade.
- Como se mantém a responsabilidade. Implica a capacidade (de alguém) para sancionar.
- Se se negociaram limitações de responsabilidade e em que grau.
- Princípio de lealdade à empresa. Supõe cumprir os pactos legalmente aceites e permite a confiança mútua.
- Princípio de discrição. Entendido no seu duplo aspecto:
- Não divulgação de informação a que se tenha tido acesso por motivos de trabalho ou que, conhecendo-a por outros meios, possa danificar a imagem da empresa, do pessoal, etc., desnecessariamene (não confundir com ocultação de delitos).
- Tomar as medidas consideradas necessárias para proteger documentos confidenciais.
- Princípio da integração. Numa tripla vertente:
- Supõe-se que as relações interpessoais, trabalhos e tarefas realizam-se de boa-fé e com recta intenção.
- Não discriminar as pessoas que trabalham na empresa pelas suas ideias políticas, religiosas, de raça (racismo), sexo, nacionalidade (xenofobia ou hostilidade aos estrangeiros).
- Não atentar contra a integridade física e emocional das pessoas.
Deontologia em Secretariado
O comportamento ético refere-se ao modo de viver de acordo com os bons costumes. Ética tem a sua origem na palavra grega éthos, e tem vários significados:
a) Significa morada, residência ou lugar habitual onde se reside.
b) Significa também sentimento, carácter, modo de ser, pensar ou sentir.
c) Tem também o significado de costume, uso.
Pode-se afirmar que ética significa comportar-se e viver de acordo com os costumes do lugar onde residimos. O costume é a lei, norma não escrita, mas impressa nos corações dos homens, geração após geração.
a) Significa morada, residência ou lugar habitual onde se reside.
b) Significa também sentimento, carácter, modo de ser, pensar ou sentir.
c) Tem também o significado de costume, uso.
Pode-se afirmar que ética significa comportar-se e viver de acordo com os costumes do lugar onde residimos. O costume é a lei, norma não escrita, mas impressa nos corações dos homens, geração após geração.
Igual significado tem a palavra moral, que deriva da palavra latina mosmoris, que significa: costume, norma, modo correcto de viver em sociedade.
A ética e a moral estudam a conduta humana como produto do homem livre e consciente, permitindo-lhe realizar-se e estar de bem consigo próprio e com os outros homens que o rodeiam. Pessoa íntegra é aquela que é capaz de de viver em acordo, em correlacção e sintonizado com as suas convicções, o que lhe permite ter uma estabilidade mental e emocional.
No dia a dia deparamo-nos com factos e situações a que a mente responde oferecendo uma variedade de condutas alternativas. Qual seguir? Se possuirmos um código ético, seguiremos automaticamente a conduta que responda às seguintes características:
- solucione o problema de forma eficaz;
- seja socialmente adequada;
- respeite os valores próprios e não entre em conflito com as normas comuns da sociedade.
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