Funções do serviço de secretariado

Quem exerce as funções de secretariado deve estar o mais preparado(a) possível para enfrentar qualquer eventualidade, ainda que no dia a dia desenvolvam funções que não fariam noutras empresas por diferentes razões (tamanho da empresa, forma de trabalhar, forma de trabalhar do chefe, sector em que opera a empresa, etc.).
Que se espera do chefe em relação à secretária?
- que seja agradável e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreensão pela secretária;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretária; que demonstre interesse pelo trabalho que faz; o trabalho da secretária tem a importância de ser a chave que permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que dê tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe é pedido alguma aclaração sobre o trabalho;
- que transmita confiança e deixe tomar decisões sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remuneração seja proporcional ao esforço, responsabilidade, dedicação e importância do trabalho.
Em resumo, a secretária espera do seu chefe respeito, confiança e que o demonstre nas atitudes.

Funções do Departamento de Secretariado
As funções do departamento de secretariado são:
- Recepção e atendimento, em primeira linha, das visitas, sejam clientes ou não que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educação e ter em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefónicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realização de eventos, reuniões, actos sociais, etc., pelos chefes;
- Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens quer internas quer externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contratos, etc.)
…
Funções do secretariado pessoal de direcção
O secretariado pessoal de direcção supõe a realização de tarefas distintas mas complementares executadas por duas pessoas em sintonia: o chefe e a secretária.
As funções de secretariado visam facilitar o trabalho da direcção: pode-se destacar entre outras:
- Gerir a agenda do chefe;
- Gerir a entrada e saída de correspondência (registada, arquivo, etc.);
- Gestão informática: elaborar documentos pertinentes para a adirecção (cartas comerciais, acordos, contratos, actas, informações, etc.);
- Criação e gestão de bases de dados;
- Gestão telefónica: seleccionar a transferência de chamadas para o director, facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organização de:
- Eventos, reuniões de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de actas das reuniões;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;
- Recepção das visitas programadas ou imprevistas;
- Realização de tarefas executivas, por delegação, na ausência do chefe.

Trabalho a pares

Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacará: princípios gerais de acento ético e, deveres e obrigações específicos da profissão.http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm

No mesmo documento desenvolva as seguintes questões:
1. Sobre que princípios fazem finca-pé os princípios gerais do Código Deontológico?
2. Que entende por Código Deontológico?
3. Que se entende por segredo profissional e que aspectos compreende no âmbito do Secretariado?

Nota: o referido documento a ser desenvolvido em grupo de 2, deverá ser publicado no blogue de cada elemento.

Cartão Europeu de Seguro de Doença

O Cartão Europeu de Seguro de Doença (CESD), é um cartão indivudal que lhe permite aceder a cuidados de saúde sempre que viajar pela Europa. Com o referido cartão tem acesso a cuidados médicos nas mesmas condições dos residentes do país onde se encontra.

Pode ser solicitado na instituição de previdência onde se encontra inscrito ou na Loja do Cidadão.

Pode utilizá-lo:

- Em qualquer país da União Europeia.

- Islândia, Liechtenstein, Noruega e Suiça

Passaporte

A primeira coisa a fazer é verificar se o(s) país(ses) a visitar exigem passaporte, visto ou certificado de vacinas.

Se tal for exigido, verifique:

- no caso de passaporte, se o viajante o possue e se se encontra válido. De contrário, há que solicitar a sua emissão ou renovação. Pode obter informações em: http://www.portaldocidadao.pt/PORTAL/pt/cidadao/eu+e/documentos/SER_informacoes+gerais+sobre+o+pedido+de+passaporte.htm

- no caso de vistos, se estes devem ser solicitados ao consulado, ou se poderão ser obtidos no aeroporto;

- no caso de vacinas, muitos países exigem um certificado de vacinação, precavendo contra a possibilidade de serem contrídas doenças ou a possibilidade de o visitante ser seu transmissor. Ao profissional de Secretariado compete a obtenção de todas as informações necessárias nas Agências de Viagens, Companhias de Aviação, Embaixadas,...

Existe um Certificado Internacional de Vacinas chamado "cartão amarelo". Para mais informações consulte: http://www.apavtnet.pt/editor.php?id=27&menu=2

Documentação

A documentação que deverá verificar incide basicamente sobre os seguintes aspectos:
- passaporte;
- vistos;
- certificados de vacinas;
- carta verde, autorização automóvel e seguros;
- documentação necessária à negociação ou jornada profissional.

Viajar no espaço Schengen
O espaço Schengen é uma zona sem passaportes. Significa ausência de controlo nas fronteiras para pessoas que viajam entre esses e outros países do referido espaço.
Para mais informações consulte: http://ec.europa.eu/youreurope/nav/pt/citizens/travelling/schengen-area/index.html

Preparação da viagem

Para preparar uma viagem a efectuar pelo seu dirigente, precisa de saber:
a) Onde, quando e como tenciona ele ir.
b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar consigo.

Preparação da viagem
A secretária deverá reunir com o director, para efectuar um esboço da viagem, tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc.

O esboço da viagem deverá ter em conta:
— Objectivo/s da viagem;
— Destino;
— Itinerário (ida e volta);
— Meio de transporte;
— Data de partida;
— Actividades que em princípio se deseja realizar:
­ Agenda mínima de reuniões;
­ Expediente de trabalho: informações, contratos, etc.
— Logística necessária:
­ telemóvel (com cobertura internacional) computador portátil, programas e ficheiros;
­ cartões Visa, cheques, etc.;
­ documentação necessária: passaporte, bilhete de identidade, carta de condução, carta verde, certificado de vacinação, etc.;
­ data de regresso;
­ alternativas de ócio cultural e desportivo.

É com base nesta informação que a secretária começará a preparar o dossier de viagem.

Viagens ao estrangeiro
Caso o seu dirigente tenha necessidade de se deslocar ao estrangeiro, verifique se tem o passaporte em dia, e nos casos em que for necessário, os vistos e boletins de saúde exigidos.
Contacte a embaixada ou serviços consulares desse país, por telefone, fax e informe-se do que é exigido e como obter a respectiva documentação.

Se o seu dirigente pretender viajar de automóvel, contacte o ACP ou outra entidade onde possa informar-se de qual a documentação e os seguros exigidos no(s) país(es) a visitar.

Planificação de uma viagem

Planificar uma viagem de negócios é uma tarefa corrente para um profissional de Secretariado. Só uma boa planificação permite colmatar as lacunas e as perdas irreparáveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados possíveis.

"O programa de acção é, simultaneamente, o resultado visado, a linha de conduta a seguir, as etapas a percorrer e os meios a empregar".

Henry Fayol

O trabalho do profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que viabilizem a realização da viagem.

As viagens têm múltiplas finalidades:

- visitar clientes em acções de Marketing;

- negociar "in loco" com fornecedores;

- fazer prospecção de mercados;

- participar feiras, congressos ou exposições;

- ...

Planifcação de viagens
Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma viagem a nível nacional ou internacional é uma tarefa que incumbe aos serviços do secretariado. Daí que o secretariado preste uma especial atenção para que a organização e planificação da viagem de que foi incumbido seja um êxito.
Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dúvidas relacionadas com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros tramites.
Assim, é recomendável o secretariado informar-se adequadamente de todos os detalhes da viagem que vai organizar.
Assim o secretariado deverá ter em conta, nomeadamente:
— A calendarização;
— Todos os contactos que terá de fazer: telefónicos, fax, e-mail e correspondência normal;
— Determinar o Itinerário;
— Providenciar toda a documentação e procedimentos burocráticos: passaporte, vistos, seguros, procurações, credenciais, etc.
Normalmente as viagens são programadas com antecedência, mas, por vezes, são improvisadas por motivos imperiosos.
É da responsabilidade da secretária preparar a viagem, que compreende:
— viagem propriamente dita (ida e regresso);
— estadia no lugar de destino;
— programação da viagem;
— recolha e arquivo das conclusões da viagem, após o regresso.