segunda-feira, 17 de novembro de 2008

Funções do serviço de secretariado

Quem exerce as funções de secretariado deve estar o mais preparado(a) possível para enfrentar qualquer eventualidade, ainda que no dia a dia desenvolvam funções que não fariam noutras empresas por diferentes razões (tamanho da empresa, forma de trabalhar, forma de trabalhar do chefe, sector em que opera a empresa, etc.).
Que se espera do chefe em relação à secretária?
- que seja agradável e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreensão pela secretária;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretária; que demonstre interesse pelo trabalho que faz; o trabalho da secretária tem a importância de ser a chave que permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que dê tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe é pedido alguma aclaração sobre o trabalho;
- que transmita confiança e deixe tomar decisões sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remuneração seja proporcional ao esforço, responsabilidade, dedicação e importância do trabalho.
Em resumo, a secretária espera do seu chefe respeito, confiança e que o demonstre nas atitudes.

Funções do Departamento de Secretariado
As funções do departamento de secretariado são:
- Recepção e atendimento, em primeira linha, das visitas, sejam clientes ou não que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educação e ter em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefónicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realização de eventos, reuniões, actos sociais, etc., pelos chefes;
- Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens quer internas quer externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contratos, etc.)

Funções do secretariado pessoal de direcção
O secretariado pessoal de direcção supõe a realização de tarefas distintas mas complementares executadas por duas pessoas em sintonia: o chefe e a secretária.
As funções de secretariado visam facilitar o trabalho da direcção: pode-se destacar entre outras:
- Gerir a agenda do chefe;
- Gerir a entrada e saída de correspondência (registada, arquivo, etc.);
- Gestão informática: elaborar documentos pertinentes para a adirecção (cartas comerciais, acordos, contratos, actas, informações, etc.);
- Criação e gestão de bases de dados;
- Gestão telefónica: seleccionar a transferência de chamadas para o director, facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organização de:
- Eventos, reuniões de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de actas das reuniões;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;
- Recepção das visitas programadas ou imprevistas;
- Realização de tarefas executivas, por delegação, na ausência do chefe.

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