Planificação de uma viagem

Planificar uma viagem de negócios é uma tarefa corrente para um profissional de Secretariado. Só uma boa planificação permite colmatar as lacunas e as perdas irreparáveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados possíveis.

"O programa de acção é, simultaneamente, o resultado visado, a linha de conduta a seguir, as etapas a percorrer e os meios a empregar".

Henry Fayol

O trabalho do profissional de Secretariado consistirá na preparação de todos os documentos que viabilizem a realização da viagem.

As viagens têm múltiplas finalidades:

- visitar clientes em acções de Marketing;

- negociar "in loco" com fornecedores;

- fazer prospecção de mercados;

- participar feiras, congressos ou exposições;

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Planifcação de viagens
Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma viagem a nível nacional ou internacional é uma tarefa que incumbe aos serviços do secretariado. Daí que o secretariado preste uma especial atenção para que a organização e planificação da viagem de que foi incumbido seja um êxito.
Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dúvidas relacionadas com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros tramites.
Assim, é recomendável o secretariado informar-se adequadamente de todos os detalhes da viagem que vai organizar.
Assim o secretariado deverá ter em conta, nomeadamente:
— A calendarização;
— Todos os contactos que terá de fazer: telefónicos, fax, e-mail e correspondência normal;
— Determinar o Itinerário;
— Providenciar toda a documentação e procedimentos burocráticos: passaporte, vistos, seguros, procurações, credenciais, etc.
Normalmente as viagens são programadas com antecedência, mas, por vezes, são improvisadas por motivos imperiosos.
É da responsabilidade da secretária preparar a viagem, que compreende:
— viagem propriamente dita (ida e regresso);
— estadia no lugar de destino;
— programação da viagem;
— recolha e arquivo das conclusões da viagem, após o regresso.