Preparação da viagem

Para preparar uma viagem a efectuar pelo seu dirigente, precisa de saber:
a) Onde, quando e como tenciona ele ir.
b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar consigo.

Preparação da viagem
A secretária deverá reunir com o director, para efectuar um esboço da viagem, tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc.

O esboço da viagem deverá ter em conta:
— Objectivo/s da viagem;
— Destino;
— Itinerário (ida e volta);
— Meio de transporte;
— Data de partida;
— Actividades que em princípio se deseja realizar:
­ Agenda mínima de reuniões;
­ Expediente de trabalho: informações, contratos, etc.
— Logística necessária:
­ telemóvel (com cobertura internacional) computador portátil, programas e ficheiros;
­ cartões Visa, cheques, etc.;
­ documentação necessária: passaporte, bilhete de identidade, carta de condução, carta verde, certificado de vacinação, etc.;
­ data de regresso;
­ alternativas de ócio cultural e desportivo.

É com base nesta informação que a secretária começará a preparar o dossier de viagem.

Viagens ao estrangeiro
Caso o seu dirigente tenha necessidade de se deslocar ao estrangeiro, verifique se tem o passaporte em dia, e nos casos em que for necessário, os vistos e boletins de saúde exigidos.
Contacte a embaixada ou serviços consulares desse país, por telefone, fax e informe-se do que é exigido e como obter a respectiva documentação.

Se o seu dirigente pretender viajar de automóvel, contacte o ACP ou outra entidade onde possa informar-se de qual a documentação e os seguros exigidos no(s) país(es) a visitar.